– Vi leder, utvecklar och effektiviserar servicefunktioner, så att våra kunder kan fokusera på det de är bäst på, säger Jan-Olof Lundén, Sitechef på Coor i Gävle.
Jan-Olof och hans personal jobbar efter devisen ”Vi ser lite längre, vi är lyhörda och vi skapar framgång”. Målet är att arbeta för att kunden skall bli framgångsrik genom att koncentrera sig på kärnverksamheten. Coor utvecklar stödfunktionerna och är duktiga på effektivisering av ”infrastrukturen” i kundföretagen.
Veckomöten och månadsmöten med kunderna är viktiga element i dialogen och en kommunikationskälla som både styr och optimerar utfallet av samarbetet.
SMR, Service Management Review, innebär att man tillsammans med kunden dokumenterar de viktigaste händelserna i verksamheten: nyckeltal, beskrivning av hur arbetet fungerar, vad som blev gjort och sådant som inte blev gjort, hur leveransen har fungerat, vad som blev bra och vad som blev mindre bra.
På Coor utvärderas verksamheten kontinuerligt.
Det är också viktigt att kundens personal är medvetna om vad avtalet med Coor innebär.
I Coors arbetsuppgifter kommer kundens personal mest i kontakt med reception, städning, servicecenter samt kaffe- och wendingmaskiner. Många berörs av och har synpunkter på just den delen av leveransen vilket Jan-Olof ser som positivt eftersom det blir många som bedömer kvaliteten på arbetet.
Vilket sortiment som skall finnas i wending-maskinerna är t.ex. ett sådan fråga. Men det är svårt att hålla ett brett sortiment eftersom åtgång och hållbarhet på produkterna är viktiga för kvalitén.
En del av Coors arbetsuppgifter är inte lika synliga men ändå mycket betydelsefulla för kunderna . Tillträdesskyddet, tillverkning och kontroll av id-kort mm är typiska sådana tjänster.
Det mesta arbetet utförs av Coors egen personal, men Coor köper in en hel del tjänster eftersom vissa åtaganden kräver särskilda kompetenser, behörigheter etc. Man lever alltså som man lär på Coor och köper in tjänster som inte ingår i den egna kärnkompetensen!
En del i Coor leveransen är fastighetsrelaterade ombyggnadsprojekt, där Coor fungerar både som projektledare och utför projekt i egen regi.
Landstinget Gävleborg är också kund hos Coor, där man sköter fastighetsunderhåll och fastighetsdrift.
Många uppfattar det som att det bara skulle vara stora företag som kan ha nytta av den här typen av tjänster. Jan-Olof Lundén menar att många företag kan ha nytta av att köpa in sådant som inte är kärnverksamhet. Det kan vara receptionisttjänster, konferensservice, städning mm i både enskilda företag och företagshotell eller teknikparker.
Coor sköter till exempel receptionisttjänsten på Logica (fd VM-data).
På mindre företag som äger sin egen fastighet kan det vara effektivare att Coor svarar för fastighetsskötsel i stället för att någon från produktionen gör det, osv.
Coor arbetar också med att utveckla layouter för hur lokaler kan disponeras för bästa effektivitet och trivsel. Senaste nytt när det gäller kontorsplatser är sittgrupper med fyra personer, som samlas kring en leveranspunkt med el, tele, data mm. Sen har man särskilda samtalsrum för enskilda samtal, kund- och gruppmöten etc.
Årets tema på Coor är kundförbättringar, man studerar verksamheten och föreslår förbättringar och effektiviseringar. Det kan röra sig om en stödfunktion som man inte upptäckt tidigare eller förändring av tidskrävande rutiner, flöden mm, allt för att förbättra kundens process likväl som den egna effektiviteten.
Hur bibehåller man rätt kvalitet på leveransen? På Coor jobbar man mycket med internutbildning för alla ”Service School”. Den kompletteras för gruppchefer, platschefer och management med ”Business School”.
Hos Coor satsar man också på jobbrotation inom arbetsgrupperna. De anställda får mer ansvar och det innebär också att individen får en tryggare anställning tack vare en bredare kompetens. Jobbrotation ger även bättre flexibilitet i semestertider och i samband med annan frånvaro. När man roterar jobbar man tillsammans under en period som en introduktion till de nya arbetsuppgifterna.
Vissa jobb kräver mer kunskap som t.ex. ”styr och regler” och då gäller det att baskompetensen finns hos den som skall prova på.
Jan-Olof Lundén påpekar att Coor inte sysslar med bemanning utan man säljer hela funktioner och tjänster, vilket är en viss skillnad.
– Vi erbjuder alla tjänster som behövs för att få en väl fungerande stödverksamhet - från drift av personalmatsalar och växeltjänster till lokaloptimering och fastighetsunderhåll, avslutar Jan-Olof Lundén.