Tommi Klövenäs visade upp sitt första anbud till Gävle kommun, en välfylld ringpärm. Klövenäs Profil levererar arbetskläder, arbetsskor, profilkläder mm enligt ramavtal med Gävle kommun.
Tommi: Dessutom var det mycket broschyrer att mina gamla brottararmar nästan inte räckte till, berättade Tommi.
Johan: Inköp Gävleborg hanterar inköpen för samtliga kommuner i Gävleborg, utom Sandviken, plus Älvkarleby kommun. Vår målsättning är att göra så bra upphandlingar som möjligt. Det innebär inte enbart lägsta pris utan vi försöker fokusera på lägsta kostnad, det vill säga pris i förhållande till kvalitet, service mm.
Tommi: Det ställs stora krav på oss som har offentliga leveransavtal. Företaget granskas och det är stora krav på pris, kvalitet, service och garantier. Vi på Klövenäs Profil är stolta över att vi har haft avtal med Gävle kommun sedan 8 år.
Johan: Hur definierar man en bra affär? Jo, den skall vara bra för båda parter, båda skall känna sig nöjda. Närhet är viktigt ibland, till exempel inställelsetid. 60 – 70 procent av våra leverantörer kommer från regionen, men inte för att de ligger där de ligger utan för att de bedömts ha de bästa anbuden. Vi måste titta på hela kostnaden och ibland också på miljöpåverkan.
Tommi: Problemet för oss är att kommunens personal inte är köptrogna utan handlar hos leverantörer som inte har avtal. Det gör att vi inte når upp till de volymer som vi beräknat anbudet på.
Johan: Det drabbar också kommunen eftersom det dels kostar att göra en extra ”upphandling” och dels riskerar man att få betala skadestånd för att man inte följer avtalet.
Tommi: Det handlar nog mycket om bristande kompetens när man inte följer avtal.
Johan: Resurserna tas från kärnverksamheten när man inte handlar på ramavtalen.
Tommi: Det känns frustrerande att hålla lager och service men sedan ser att inköpen går ens näsa förbi.
Johan: Problemet är att det är för lätt för kommunernas personal att göra fel och upplevs som för svårt att göra rätt. Vi vill vända på det!
Anders Frank, Handelskammaren: Ericsson har ett system för hantering av inköp som gör att man inte kan betala för inköp som inte finns i avtal.
Tommi: Vi lider ekonomisk skada av att avtalen inte följs. Det brister i kunskap om vilka avtal som gäller.
Helena Ribacke: Vi försöker hitta system som skall förbättra situationen.
Johan: Nya LOU och LUF prioriterar leverantörerna, men vi behöver fler som konkurrerar om anbuden. Aktuella upphandlingar finns på vår hemsida http://www.inkopgavleborg.se. Vi har börjat införa ett system för elektroniska anbud och avtal som sedan kommer att kompletteras med avrop och e-handelsfunktioner. Det ger till en funktionalitet som inte gör det möjligt att lämna in anbud utan att till exempel skall krav missas.
Tommi: Mitt förslag är att ni bjuder in företagen för att få information om nya produkter innan ni går ut med anbudsförfrågan.
Johan: Ett bra förslag, det skulle minska risken för att man ställer fel krav om man inte kan den aktuella branschen tillräckligt. Våra uppdragsgivare måste också vara med i upphandlingsprocessen, vilket sker idag i några områden.
Leif Ekström, Bilmetro: När man deltar i en offentlig upphandling får man ett bra tillfälle att gå igenom den egna verksamheten. Vi måste känna oss säkra på att vi klarar av att leverera enligt avtalet innan vi lämnar anbud.
Tommi: Beställarna, Inköp Gävleborg och leverantörerna borde kunna samarbeta i grupp för att få fram bättre anbudsunderlag.
Johan: Just nu är det aktuellt med upphandling av fastighetstjänster, fordon, konsulttjänster – från beteendevetare till byggkonsulter, kontorsmöbler, copy och print, arbetskläder mm.
Tommi: När Klövenäs Profil låg i Skutskär körde en del av kommunens anställda förbi firman och åkte till Gävle för att handla. Sen jag öppnade i Gävle har jag fått dem som kunder…
Det kändes som att förändringar är på väg så att Klövenäs Profil och andra företag med ramavtal skall få uppleva en kraftigt ökad köptrohet!